本の整理が終わった後は、書類の片づけにすすみましょう!

家の中を見渡してみてください。
テーブルの上に置きっぱなしになっている郵便物に
ソファの上に無造作に置いてある書類の束、
本棚に申し訳なさそうに挟まっている取扱説明書など‥

家の中には、書類がたまっているポイントがいくつか見つかったのではないでしょうか?

書類は1枚1枚が薄いので、「これくらいとっておいてもいいか」と気を抜いたが最後、あっという間に溜まってしまう性質を持っているのです。
いざ必要になった時、溜まった書類から探すストレスは皆さん経験があるのではないでしょうか。

しかも、薄いのに情報はギッシリ詰まっているため、残すか捨てるか見極めるのに時間がかかってしまいます。

そこで、今回の記事では書類を一気に完璧に整理して、二度と溜まらないコツをご紹介します!

書類は「全捨て」が片づけの基本ルール

結論を最初にお伝えすると、書類の片づけは「全捨て」が前提です。
これを聞くとみなさん驚かれるのですが、本当に「書類をゼロにする」という意味ではありません。

「全捨てが前提」という覚悟を持って、本当に必要な書類だけを残すことが大切なのです。

目の前の書類を全て捨てる覚悟を持って、本当に必要な書類だけを選んでみると、その数は驚くほど少ないことに気づくはずです。

残す書類は3種類だけ

片づけを始める前に、残す書類を確認しておきましょう。

残すべき書類は、
「今使っている」「しばらく必要である」「ずっととっておく」
この3種類だけです。

そして、もちろん「ときめく」書類は残しておきましょう!
その書類自体を触った時にご自身がときめくなら、それは残しても大丈夫。

ちなみにここでいう「書類」とは、日記や、手紙などの「思い出の品」は含めません。
もしも片づけ中に「思い出の品」のモノに遭遇したら、書類の片づけスピードが格段に落ちてしまうので、必ず後回しにしましょう。

まずは書類を1か所に集める

それでは、早速、片づけをはじめましょう!

まずは、片づけの基本どおり、お家の全ての書類を1箇所に集めます。

書類を選ぶ時ばかりは、「触った時のときめきだけで」というわけにはいきません。

封筒に入っている書類は必ず中身を全て出して、中身を1枚ずつ確認していきましょう!

「残す」書類を選ぶときのコツは、「未処理」か「保存」の2種類に分類しながら進めていくことです。

ここで大きく2種類に分類してしまえば、収納のタイミングで威力を発揮し、格段にファイリングしやすくなります。

それでは「未処理」の書類と、「保存」の書類について、具体的な例をまじえて説明していきますね!

「未処理ボックス」はいつも空っぽを意識する

まずはわかりやすいのが、自分が処理をしなければならない「未処理」の書類。
提出する予定の書類や、返信が必要なハガキなどです。

「未処理」の書類を片づける時は、これらの書類だけを立てて入れられる収納ボックスを1つ用意して「未処理コーナー」を作ってあげること。

そしてその「未処理ボックス」に未処理の書類を立てて入れていくのです。

この時のポイントとしては、このコーナーは絶対に分散させずに、1か所と決めること。
そして、この「未処理ボックス」は空っぽが基本であるということ。

この「未処理ボックス」にモノが残っているということは、あなたが今やらなければいけないことがあるということ。

「未処理」の書類をいつもきちんと処理できているか一目で確認できるように、今すぐボックスを用意しましょう!

「保存」の書類は使用頻度で分けて収納する

つづいては「保存」の書類を片づけるコツについてご説明します。

「保存」すると決めた書類は、使用頻度の低いものと高いものの2つに分けましょう。

例えば、契約書関係の書類は使用頻度が低く、ほとんど取り出すこともない書類ですよね。
ここは手を抜いて、普通のクリアファイルに何も考えずに収納してしまえばOK。

使用頻度の高い書類とは、セミナーのレジュメや、雑誌の料理レシピの切り抜きなど、後で見直したい書類のことです。

「保存」の書類も分散させないことが大切なので、ブック状のクリアファイルに収納して、常に見える場所に収納しておきましょう。

「書類の片づけはこれで完璧!」
と言いたいところなのですが、書類の片づけは思った以上にやっかいなもの。

「書類は全捨て」という覚悟を決めていても、つい溜め込んでしまいがちな書類があります。

最後に、そんな迷いがちな書類の代表TOP3の攻略法についてご紹介します!

セミナー資料‥本当に見返しますか?

まず1つめがセミナー資料。
勉強熱心な方のお部屋ほど、セミナー資料が溢れているものではないでしょうか?

実は私もそうなんです。
自分の勉強した証として、なんとなく保存してしまいますよね。

「いつか復習しよう」と思って、書類を眠らせてしまう方も多いのがこのカテゴリーの特徴です。

しかし実際、取っておいたセミナー資料で勉強し直したことがありますか?
実は、ほとんどの方が、資料を見直したことはない…と答えるのです。

そもそも、セミナーの本当の価値は、資料や本からは感じられない、講師の情熱やその場の雰囲気を感じることなのではないでしょうか?

また(私も耳が痛いですが)、セミナーでの学びは、実践しなければ意味がありません。

ですので、手帳にアクションプランを書き出したら、書類は「全捨て」のルールに従って、潔く手放してしまいましょう!

「保証書」はクリアファイルにドサっとまとめればOK

電化製品に必ずついてくる「保証書」。

保証書は、ブック状のクリアファイルや、ジャバラのファイルで保管されている方をよく目にします。
一見、使いやすそうなこの方法ですが、実は意外なデメリットもあるのです。

保証書の場合、細かく分けすぎることで、1つ1つを目にする機会が減ってしまうため、期限切れになっている保証書に気づきにくくなります。

さらに、そもそも保証書を使う機会は非常に少なく、1年に1回あるかないか。

そのためにキレイに仕分けをして、わざわざ保証書用のファイルを揃えて、しかもクリアファイルの何倍も保管スペースが必要となると考えたら、もったいないと思いませんか?

そこでおすすめなのが、ペラペラのクリアファイルにドサっとひとまとめに入れてしまう方法。

保管スペースも小さくて済みますし、
使うときに中身を丸ごと取り出して探すことで、期限切れの保証書のチェックも自動的にできるので、不要な保証書は減っていくのです。

「取扱説明書」はなくても困らない

電化製品の取扱説明書を、あなたは何度読み返したことがありますか?

おそらく購入時に1回。
もしくは、購入時にすら読んでいない方も多いのではないでしょうか?

今では、たとえ何かトラブルが起こったとしても、インターネットや購入したお店で聞くこともできます。

そして、書類の片づけの基本は「全捨て」です。
どうしても手元に残したい説明書以外は、感謝をして手放してしまいましょう。

ここまで読んで実践できたら、残った書類はずいぶんと少なく、収納もグッとシンプルになっているはず。
大量の保管書類や、書類を探すことから解放された暮らしを楽しんでくださいね!

次回は、4つ目のカテゴリーの「小物類を片づける方法」についてご紹介します。
「なんとなく」で溜め込んできた大量の小物類を、一気に片づけていきましょう♪

家中に散らばった小物を片づけるコツはカテゴリごとに集めて、分ける

参考書籍:こんまり『人生がときめく片づけの魔法』


人生がときめく片づけの魔法 改訂版/近藤麻理恵(こんまり)