オフィスの片づけの山場といえる、書類の片づけ。オフィスの片づけのほとんどの時間が書類の片づけに当てられると言っても過言ではありません。
ワークスペースの書類ほど、なんとなく溜めてしまうやっかいなものはありません。
紙自体は一枚一枚のボリュームが少ないため何も考えてとっておいてしまいがち。
書類が溜まれば溜まるほど、書類を探す時間も増えてしまうし、整理するのも面倒になってどんどん増えていく‥‥そんな悪循環にはまってはいませんか？
書類は「全捨て」の覚悟を持って、しっかり時間を確保して片づけましょう。
この記事では、残すべき書類の選び方とその分類をご説明します。
書類は「全捨て」前提で片づける
書類の片づけのルールは、「全捨て」。
たいていの方が驚くこのルールですが、もちろん、実際に書類をゼロ枚にするわけではありません。
「全捨て前提」の覚悟を持って、本当に必要な書類を選ぶという心構えが大切なのです。
書類の片づけも、他のカテゴリーと同様に、まずは一か所に集めて一枚一枚みていきます。
書類ばかりは「触った時のときめきだけで」というわけにはいかないので、１枚ずつ内容を確認する作業が必要です。
その時、封筒などにまとめられている書類も、必ず中身を全て出して一枚残らずチェックしましょう。
残すべき書類の三つの分類
残す書類を選ぶときは、同時に書類の分類をしながら進めていくと、のちのちのファイリングがスムーズです。
書類は大きく分けて「未処理の書類」「保存義務のある書類」「その他の保存したい書類」の三つに分類できます。
まず「未処理の書類」は未払いの請求書や目を通さなければいけない企画など、なんらかのアクションが必要な書類。
こうした書類は、スタンド型の書類ボックスなどで「未処理ボックス」を作り、処理が終わるまで一つにまとめておくのがおすすめです。
次に、「保存義務のある書類」は、記録や明細、契約書類など。
もちろん、ときめくかどうかに関係なく保存します。
カテゴリーごとに分けて、書類キャビネットに入れたり、書類ファイルに入れて棚に収納しましょう。原本で保存する必要がない場合は、スキャンという手もあります。
最後に、「その他の保存したい書類」。参考書類としてとっておきたいものや、ときめく書類などです。
でも、「なんとなくとっておこう」を繰り返すと書類がたちまち溜まってリバウンド‥‥なんてことになりがち。
「全捨て前提」を忘れずに、本当に残したい書類だけを厳選しましょう。
せっかく片づけるなら、厳しくとことん選びきろう
「全捨て前提」とはいっても、本当に捨てていいのか迷ってしまう‥
そんな時は、じっくり自問自答して、残す書類をふるいにかけてみてください。
せっかくの片づけの機会なのに、中途半端に終わらせてしまい、もう一度片づけを最初からすることになる‥‥
そんなことにならないように、とことん自分の意識を強く持って選び切りましょう！
こんな質問を自分にしてみるのがおすすめです。
「どんな場面で必要になるものか？」
「この書類はいつ頃から持っているか？実際、どのくらいの頻度で見返したか？」
「同じ内容をインターネットでも見られないか？」
「パソコンの中にデータで保存されていないか？」
「この書類がなかったとして、どれくらい困る？」
「本当にときめく？」
それでも思い切れない場合、「もしこの場に突然人が来て、『今からここにある書類を全部シュレッダーします』なんて言い出したら、本気で取り返すべき書類は何だろう？」と考えてみるのも有効かもしれません。
ぜひそのくらいの覚悟で、厳しく厳選してみてください。
「全捨て」前提で書類を選びきったあとは、書類を収納していきます。
次の記事では、二度とリバウンドしない書類の収納法をご紹介します。
